Få hela storyn
Starta din prenumeration

Prenumerera

Guide

Så maxar du effekten av ett pressmeddelande: ”Ett bra citat kan vara skillnaden”

Så maxar du effekten av ett pressmeddelande: ”Ett bra citat kan vara skillnaden”

Att skriva ett pressmeddelande är ingen konst. Utmaningen är att få mottagaren att ta del av det – och agera på det. Sara Emanuelsson på Prat PR vet allt om hur man planerar och planterar ett pressmeddelande för att maxa effekten.

Publicerad: 4 oktober 2017, 05:05

Ämnen i artikeln:

KläderKommunikation

Innehåll

Sara Emanuelsson är kreativ processledare på Prat PR – en av Sveriges mest ansedda byråer inom marknads- och företagskommunikation – och ansvarar även för att byråns kundservice håller hög kvalitet.

Ett bra pressmeddelande är enkelt och trevligt skrivet och har ett nyhetsvärde för den tänkta mottagaren.

– Om du inte har ett värdefullt innehåll som är intressant så är det faktiskt bättre att låta bli att skicka ut något alls, säger Sara Emanuelsson, kundansvarig konsult på PR-byrån Prat i Stockholm.

Hon förklarar att själva pressmeddelandet inte är stället där man ska berätta allt om företaget eller fokusera på tekniska detaljer om en ny vara eller tjänst.

– Man ska ha ett tydligt huvudbudskap och se till att fokusera på det. Meningen är att skapa intresse och en lust hos mottagaren att vilja veta mer.

Förbered dig väl

Tänk noga igenom vad det är du vill säga, vad som är nyheten, vem du talar med och vilka som är målgruppen.

– Att förbereda sig väl innan man sätter igång är superviktigt. Vad är grejen med den här nya produkten eller tjänsten, vad gör den för skillnad och vilka problem löser den? Och varför ska mottagaren av pressmeddelandet bry sig? Ingen vill ju att resultatet av pressutskicket ska bli ett oengagerat jaså, säger Sara Emanuelsson.

Fokusera på en nyhet i taget. Att utgå från en spännande siffra eller någon typ av undersökning brukar vara ett säkert kort som höjer nyhetsvärdet.

Tips!

■ Tala igenom med en kollega eller skriv ned dina tankar på ett papper. Se till att svara på de klassiska frågorna vem, vad, var, när och varför.
■ Har man väl gått igenom den processen kanske man inser att nej, det här räcker inte för att skicka iväg ett pressmeddelande. Hellre skicka när det verkligen gäller än att trötta ut med för många utan tydligt budskap och innehåll.

Att förbereda sig väl är superviktigt.

Ju tydligare, desto bättre

Ju färre ord du använder i pressmeddelandet, desto bättre.

– Det är ingen som kommer att tacka dig för att du skriver långt och tar upp andra människors tid helt i onödan, säger Sara Emanuelsson.

Hennes tips är att först skriva det man vill säga, och sedan skala bort tills det ryms på en luftig A4-sida.

Rubriken ska väcka intresse men framförallt beskriva vad det hela handlar om – att snärta till det hela kan rubriksättarna på massmedierna få göra.

Skriv det viktigaste först, eftersom redaktionell text kortas nedifrån.

Det kan gärna vara roligt eller personligt

Ett par kärnfulla citat gör pressmeddelandet mer livfullt och användbart för media – men då gäller det att först tänka till. Personen som uttalar sig i texten måste nämligen tillföra något.

– Här har man chansen att bidra med något som går bortom själva brödtexten. Det kan gärna vara roligt eller personligt. Ett bra citat kan vara skillnaden om mottagaren nappar eller inte, säger Sara Emanuelsson.

Viktigt är också att använda normalt talspråk istället för fina formuleringar.

– Prova att säga citatet högt för dig själv och se hur det låter, tipsar Sara Emanuelsson.

Ange namn och titel efter första citatet och bara namn efter det andra.

Och glöm inte att ange dagens datum – nyheter är som bekant en färskvara.

Ge god service

Ditt jobb är att göra det så enkelt som möjligt för mottagaren att ta del av informationen. Grundregeln är därför att använda vanliga typsnitt och att placera texten direkt i mejlet i stället för att använda bifogade textfiler.

– Folk vill inte alltid klicka för att öppna och man kan inte klippa och klistra text i pdf-filer, säger Sara Emanuelsson.

Däremot är det bra att bifoga bilder, och eventuell extra information, som bifogade filer – eller att länka till dem om ni har en bildbank. Använd alltid högupplösta bilder.

Eftersom massmedia ofta vill göra ”en egen grej” utifrån informationen i ett pressmeddelande måste man alltid ange kontaktuppgifter till i sammanhanget lämpliga kontaktpersoner. Dubbelkolla alltid att namnen är rättstavade och att mejladresser och mobilnummer stämmer.

Men glöm inte att se till att personerna ifråga är informerade och finns tillgängliga i samband med att pressmeddelandet går ut. Få saker är så irriterande för en reporter som att få beskedet att vederbörande är på semester eller sitter i möte resten av dagen.

Och be dem gärna att i förväg tänka igenom vilka frågor journalisterna kan tänkas vilja ha svar på.

Glöm inte!

Tänk på mångfalden. Att få en bra representation av både kvinnor och män, unga och gamla och så vidare på bilder och vilka som citeras i era pressmeddelanden säger något om vilken typ av företag ni är och vill vara.

Se till att kontaktpersonerna finns tillgängliga när pressmeddealndet går ut. Få saker är så irriterande för en reporter som att få beskedet att vederbörande sitter i möte resten av dagen.

Distribution och uppföljning

Skicka pressmeddelandet via mejl, med rubriken i ämnesraden.

Använd uppdaterade, egna sändlistor eller använd en distributionstjänst, till exempel Cision News eller Mynewsdesk.

Men fall inte i gropen att göra massutskick där alla kan se vilka som får samma mejl och vilka deras kontaktuppgifter är.

– Försök även gärna att rikta pressmeddelanden så att alla medier inte får alla nyheter alltid, utan bara det som berör deras verksamhet och intresseområden, säger Sara Emanuelsson.

En del vill gärna bli uppringda och påminda medan andra absolut inte vill att man ringer

Ibland kan man exempelvis anpassa sina pressmeddelanden till regionala och lokala medier med särskilt framtagen statistik. Med länets eller kommunens namn i rubriken och ingressen ökar chansen till publicering väsentligt.

Bästa tidpunkten att skicka pressmeddelanden kan ofta vara på morgonen eller i alla fall förmiddagen. Kan du välja så undvik måndag morgon – och fredag eftermiddag.

Vad gäller uppföljning så finns det egentligen inga rätt eller fel.

– Bästa tipset är undan för undan skaffa sig ha bra koll på dem man mejlar ut pressmeddelanden till, så att man lär sig hur de vill ha det. En del vill gärna bli uppringda och påminda medan andra absolut inte vill att man ringer, säger Sara Emanuelsson.

Undantaget är om man verkligen har en brinnande nyhet – då kan det vara värt att ringa till utvalda nyckelpersoner redan innan man skickar själva pressmeddelandet. Och eventuellt ge några medier exklusivitet.

Tre viktiga grejer

Fånga uppmärksamheten med tydlig rubrik och engagerande ingress. Se till att det du skriver här har täckning i texten.

Tänk som en journalist, det vill säga ta alltid upp det viktigaste först så att du inte tappar läsaren redan i inledningen.

Undvik corporate bullshit. Inget dödar intresset så effektivt som rent skryt och förskönande företagsprosa.

Tre tunga tips

Överväg gärna att inkludera opinionsbildare, bloggare och andra intressenter i era sändlistor – inte bara traditionella medier.

Lägg ut pressmeddelandet på er hemsida samtidigt som det skickas ut. Den som vill kan då verifiera informationen och ta del av eventuellt extramaterial. Länka också till det i era digitala kanaler.

Underhåll dina kontakter inom media. Bygg personliga relationer och få journalisterna att känna sig viktiga och utvalda. Ju mer personligt, desto bättre – journalister är ju också människor.

Agneta Renmark

Dela artikeln:

Nyhetsbreven som ger dig bäst koll på detaljhandeln

Välj nyhetsbrev

Se fler branschtitlar från Bonnier News