Få hela storyn
Starta din prenumeration

Prenumerera

Guide

Fyra tunga tips: Så skapar du struktur när stressen tar över

Fyra tunga tips: Så skapar du struktur när stressen tar över

Stressigt på jobbet med många bollar i luften och en ständig känsla av att tiden inte räcker till? Lösningen kan vara enklare än du tror. ”Det handlar om att skapa struktur och överblick”, säger David Stiernholm, proffs på att hjälpa människor att få mer gjort på mindre tid.

Publicerad: 12 mars 2018, 10:36

Ämnen i artikeln:

Karriär

Innehåll

Tycker du att ordet struktur låter torrt och tråkigt?

Då kanske det är dags att smaka på ordet en gång till.

– För mig är struktur något som är befriande och lustfyllt, säger David Stiernholm, som i början av 2000-talet arbetat som projektledare för ett stort handelsföretag.

– Jag hade en fullspäckad kalender men ingen koll. Mitt skrivbord var belamrat, huvudet var fullt och jag löste alla mina projekt på uppstuds. Den där totala bristen på struktur fick mig att må dåligt och att alltid känna mig stressad, till och med på helgerna.

Lösningen hette struktur – att skapa verktyg, tankesätt, metoder och rutiner som gör arbetet smartare och mer effektivt. Något David Stiernholm i dag framgångsrikt lär ut till andra.

– Jag möter väldigt många människor i mitt arbete som upplever att de inte har kontroll över sin situation, vilket skapar stress och som i förlängningen kan leda till sjukdom. Men alla kan lära sig att skapa struktur, säger David Stiernholm, som här delar med sig av sina bästa tips.

STRUKTURERA

Struktur handlar om att skapa en tydlig överblick över arbetsuppgifterna, såväl pågående som kommande.

Det är en väldigt skön känsla att få helt tomt i mejlkorgen då och då.

Det finns många olika listtjänster man kan använda, som exempelvis Microsoft To-Do eller Wunderlist.

– Det få känner till är att det i Outlook finns en funktion som heter ”uppgifter” och som är ett riktigt bra arbetsverktyg för att skapa överblick, säger David Stiernholm.

I stället för att skapa listor kan man köra väggkalender eller post-it lappar på en whiteboard – eller använda digitala motsvarigheter som Trello eller Planner, där det tydligt framgår vem som ska göra vad och när.

– Huvudsaken är att man tar hand om alla flöden på ett systematiskt sätt. Vi matas ständigt med ny information via mejl och sms och olika chattar, och mycket av allt detta ska ju ”bli” något i slutändan, säger David Stiernholm.

För att behålla kollen måste man vittja flödena på ett systematiskt sätt. Stäng av alla notifieringar i mobilen och avsätt tid för att gå igenom mejlkorgen. Släng det som ska slängas direkt och spara viktig information i olika mappar istället för att låta det ligga kvar i inkorgen.

– Det är en väldigt skön känsla att få helt tomt i mejlkorgen då och då. Det är lite som att tömma skrivbordet en fredagseftermiddag och känna att man har ryggen fri.

Så fort man börjar tänka att ”jag gör så här så länge” är det varningsflagg. Alla undantag har nämligen en irriterande tendens att bli en permanent lösning, vilket rör till den tänkta strukturen.

PRIORITERA

Problemet för många människor är att de prioriterar för mycket efter brådska.

– Det kan lätt bli så att vissa arbetsuppgifter görs först när det är bråttom, vilket gör att det blir ett ständigt jäktande och stressande, säger David Stiernholm.

Konsten är att lära sig skilja på ”viktigt” och ”bråttom”. Om man inte har bestämt sig för vad som är viktigt blir det lätt att man går på känsla.

– Vad som är viktigt för en verksamhet avgörs ju i slutänden av målen för verksamheten. Men många bara jobbar på som vanligt och håller tummarna för att de där målen ska uppnås, i stället för att faktiskt låta dem styra arbetet, säger David Stiernholm.

Han rekommenderar därför att man bryter ned de övergripande verksamhetsmålen i mindre och extremt tydliga delar, både på avdelningsnivå och på individnivå, för att på så vis göra både uppdrag, uppgifter och prioriteringar tydliga för alla och vad vars och ens bidrag är till helheten. Det gör det även lättare att mäta resultat av arbetet.

– Det man ofta upptäcker är vissa ”bråttomsaker” faktiskt inte är särskilt viktiga eftersom de över huvud taget inte bidrar till att uppfylla målen.

FOKUSERA

Att fokusera handlar ofta om att göra sig av med onödiga distraktioner. Som både chef och medarbetare kan man behöva dra sig undan rent fysiskt ibland för att komma igång med eller avsluta en arbetsuppgift.

– Det är inte alltid man kan stänga en dörr om sig men då får man hitta andra sätt att skärma av sig, säger David Stiernholm, som själv brukar använda hörlurar med syntetiskt brus (se ruta) i stället för musik när han jobbar i röriga miljöer.

Tydlighet är alltid bra. Säg ”just nu sitter jag i lunchrummet och jobbar med en grej och vill inte bli störd” till medarbetarna så slipper de undra och störa. Man kan även komma överens om en särskild signal eller plats som visa att personen som sitter där och arbetar behöver fokusera och bli lämnad ifred.

Svårigheten att komma igång är ett annat hot mot fokusering. David Stiernholms bästa tips är att bryta ned arbetsuppgiften i mindre delar och att belöna sig själv.

– Bestäm dig för att öppna och ta dig igenom den där Excelfilen eller vad det nu kan vara, och sedan tar du en kopp kaffe, kollar Facebook eller går en kort promenad runt kvarteret. Eller kanske att du kan sätta dig med riktigt tuffa saker i en mer inspirerande miljö utanför arbetsplatsen?

Själv använder han ibland en matematisk formel som lyder så här:

(10+2) x 5

Det betyder att han jobbar intensivt i tio minuter och sedan tar två minuters paus. Detta upprepas sedan totalt fem gånger.

– Hittills har jag aldrig tagit alla de där pauserna för det slutar alltid med att jag kommer igång och då vill jag bara fortsätta att jobba på – tröskeln är borta.

DELEGERA

Alldeles för många chefer fortsätter att göra det de gjorde för många år sedan trots att det inte längre ingår i deras arbetsuppgifter.

Lösningen kan vara att dokumentera – att skapa checklistor och lathundar som andra kan följa, där man loggar varje steg.

Tydlighet gör att det blir färre följdfrågor – folk klarar av arbetsuppgifterna själva.

– Man kan börja med att göra en grund och sedan förfina den allteftersom. Det måste inte vara heltäckande och perfekt direkt, säger David Stiernholm.

Men visst kan det finnas en rädsla för att de man delegerar till inte har lika bra struktur som man själv har. Och att det i värsta fall slutar med att man lik förbaskat måste göra uppgifterna själv – men dessutom under stress.

– Jag brukar rekommendera att man som ledare har ett system som gör det lätt att hålla koll på allt man har delegerat så att man vet vad som ska göras, av vem och när det ska vara klart. Men ha det samlat så att det är enkelt att behålla överblicken.

David Stiernholm

David Stiernholm är struktör, föreläsare och författare som hjälper människor och företag att bli mer effektiva genom att skapa bättre ordning och struktur. Han erbjuder föreläsningar, kurser och personliga sessioner, och har under sina 16 år som egen företagare varit flitigt anlitad av både organisationer, företag, universitet och högskolor.

David Stiernholm har även skrivit två böcker på temat: ”Klart! – Bli superstrukturerad på 31 dagar!” och ”Målmedveten – prioritera rätt och säg nej med gott samvete”. Varje vecka delar han med sig av sina bästa strukturtips genom nyhetsbrev, podcast och frågespaltvideor.

Bocka av och njut

Alla gillar vi att bocka av saker på våra ”att-göra-listor”.

– Det är som många små segrar som nästan har oproportionerlig stor påverkan på vårt mående – och det där kan man utnyttja, säger David Stiernholm.

* Se till att allt som ska göras finns med i ditt planeringsverktyg.

* Dela gärna upp stora uppgifter i flera mindre steg.

* Ingen uppgift bör vara längre än att den tar max en arbetsdag att utföra –i annat fall är det bättre att dela upp den.

Sätt stopp

Få upplever att de kan säga nej med gott samvete. Men att säga nej handlar inte om att vara schysst eller inte, utan om att göra rätt saker i rätt tid.

* Ett nej måste inte alltid vara ett blankt nej utan bara nej just nu.

* Man kan be personen som frågar att skicka ett mejl för förklarar vad han eller hon behöver hjälp med. Ganska ofta dyker det där mejlet aldrig upp eftersom löser problem har en tendens att lösa sig av sig själva när de formuleras.

* Man kan även förhandlar om när det där tillfälliga nejet ska bli ett ja. Allting måste inte lösas direkt och det som innebär ”så fort som möjligt” för den ambitiösa kan mycket väl funka att leverera senare i veckan.

* Testa hur bråttom det faktiskt är. Om du spontant tänker onsdag, testa och säg fredag så kanske ni landar på torsdag.

Mota ljud med ljud

I miljöer med mycket ljud eller röster kan det enklaste sättet att slippa bli distraherad vara att sätta på sig hörlurar och lyssna på något helt annat.

Här är några tips:

* Det finns musik som passar för budgetarbete och musik som passar för helt andra typer av arbetsuppgifter. Utnyttja de spellistor som finns på Spotify – eller sätt ihop dina egna.

* Noisli är en app som man kan abonnera på för 20 kronor i månaden och som finns på noisli.com. Här erbjuds bland annat ”syntetiskt brus” för att skärma av andra ljud. Här finns även ljud som ”porlande bäck”, ”kafésorl” och ”tågljud”.

Visste du att

… det här med att skapa struktur och överblick för att minska stress och press egentligen är en tidlös fråga. Historiker berättar att redan Leonardo da Vinci på sin tid hade en ”att-göra-lista i en anteckningsbok fäst vid bältet. Och bläddrar man i gamla tidningar från 1940-talet kan man hitta många tips på ”hur man hanterar en intensiv och krävande vardag”.

Upplevelsen av att ”det är mycket just nu” har helt klart funnits med länge.

Agneta Renmark

Dela artikeln:


Nyhetsbreven som ger dig bäst koll på detaljhandeln

Välj nyhetsbrev