Få hela storyn
Starta din prenumeration

Prenumerera

Guide

Fimpa tristessen – så här skapar du kreativa möten

Fimpa tristessen – så här skapar du kreativa möten

Gör slut med ineffektiva möten där deltagarna fipplar med mobilerna eller sitter och tänker på annat i takt med att syret tar slut. Mötesexperten Åsa Lindell vet hur man skapar förutsättningar för framgångsrika möten som får energin och kreativiteten att flöda.

Publicerad: 16 oktober 2017, 08:19


Innehåll

Åsa Lindell har en mångfacetterad karriär bakom sig, som bland annat miljöchef, styrelseledamot, entreprenör, författare och kommunikationschef inom storbolag som Lindex, Stena Line och Schenker. I dag driver hon företaget Meetmarket, som erbjuder tjänster inom möteskultur och mötesledning.

Vare sig du gillar det eller ej så är möten ofta en nödvändig del av jobbet. Omkring en tredjedel av all arbetstid går åt till möten. En del är bra, andra är ineffektiva och kostar både tid, ork och pengar.

– De undersökningar som gjorts visar att ungefär hälften av alla möten är ineffektiva. Ett vanligt företag med 100 anställda lägger ned omkring 18 miljoner kronor på möten varje år, bara räknat på lönekostnaden. Det innebär att de lägger nio miljoner kronor på ineffektiva möten, säger mötesexperten Åsa Lindell.

Ofta handlar det om dåliga förberedelser och att syftet med mötet är otydligt.

– Tydlighet, struktur och en välkomnande start gör enorm skillnad. Hela syftet med mötet är ju att skapa delaktighet och synergier på vägen mot ett gemensamt mål.

Sätt tydliga ramar

Börja med att formulera ett tydligt syfte för mötet. Varför hålls det och vad är det som ska åstadkommas?

Agera sedan utifrån detta under hela mötet. Syftet ska styra upplägget.

– Inte ens hälften av alla möten som arrangeras har ett tydligt syfte. Och då kan man inte räkna med att deltagarna är särskilt förberedda när de kommer dit, säger Åsa Lindell, och menar att om det inte finns något tydligt syfte så behövs kanske inte mötet alls hållas.

Man behöver även ha en tydlig mötesagenda och vara överens om gemensamma spelregler – en möteskultur.

■ Hur ska vi till exempel se till att alla får vara delaktiga?
■ Hur ser vi till att mötet kommer igång i tid?
■ Hur hanterar vi datorer och telefoner under mötet?

– Oftast tror vi att sådant ger sig med lite sunt förnuft men det funkar tyvärr inte alltid så, säger Åsa Lindell och betonar att det som mötesledare är avgörande att föregå med gott exempel.

Det är också viktigt att låta organisationens värderingar genomsyra mötet. Är exempelvis ”lyhördhet” eller ”kreativitet” en del av dessa så ska det naturligtvis efterlevas även i mötesrummet.

Tänk på!

Låt inte tekniken bli en tidstjuv. Testa alltid eventuell teknik i god tid före mötet; i snitt går annars mellan fem och tio minuter av mötestiden åt till rena teknikaliteter.

Kom ihåg att avsätta tid för tekniktest vid bokning av möteslokal.

AGENDA. Se till att mötet har ett tydligt syfte.

Starta och summera

Se till att mötet får en bra start. Hälsa välkommen till mötet, titta på varje deltagare och bekräfta var och en med en nick. Att se och bli sedd påverkar stämningen och atmosfären.

Var även noga med att kommunicera syftet för mötet, även om detta gjorts i själva inbjudan.

– Och ta gärna en kort runda så att alla känner att de klivit in i mötet och får säga något för att redan där och då skapa delaktighet, säger Åsa Lindell.

Engagemang, nyfikenhet och att aktivt lyssnar på varandra skapar synergier.

– Jag jobbar mycket med grupputveckling. När vi lyssnar och tror på varandra blir vi mer innovativa och det gör att fler kan bidra.

Lika viktigt som en bra start är att avrunda mötet på ett tydligt sätt. Summera vad ni kommit fram till redan där och då, i stället för att det kommer i skriftlig form i efterhand.

– Om det har fattats beslut under mötet kan det vara viktigt att stämma av så att alla är med på det, säger Åsa Lindell.

Utvärdera gärna mötet – vad gick bra och vad gick sämre, och vad tar vi med oss till nästa gång?

Variera mera

Att skapa energi och få kreativiteten att flöda är varje mötesledares våta dröm. Att nå dit handlar ofta om att variera formen för mötet.

– Om vi alltid sitter på samma platser med ungefär samma agenda och i samma rum så blir det inte mycket nytt som händer, säger Åsa Lindell, som menar att variation inte på något vis står i motsatsförhållande till struktur.

Stående och gående möten är något hon gärna förespråkar.

– Vi har mer energi när vi står upp och ett stående möte blir generellt sett mer effektivt än ett sittande.

Vad man väljer beror på mötets art. En kort avstämning passar bra i stående form medan ett reflekterande möte där deltagarna får med sig en fråga kan funka perfekt som gående möte utomhus.

En annan variant är att man bryter av för samtal i mindre grupper eller två och två, vilket i sin tur är en bra metod för att alla ska komma till tals. Man kan även lägga in små övningar under mötet, stoppa in en oväntad fråga eller fördela rollerna på ett nytt sätt. Att flytta mötet till en helt annan plats kan också vara ett sätt att skapa ny energi.

– Variationen i sig är viktig för att tänka nya tankar. Det går annars lätt slentrian i möten som ser ut på samma sätt, säger Åsa Lindell, som rekommenderar att man även varierar mellan gammal och ny teknik, mellan digitalt och analogt.

Att blanda powerpoints med blädderblock och post-it-lappar alltså.

Och att inte glömma bort att öppna ett fönster och ta en bensträckare emellanåt.

Tre bra tips

Intresseväckaren. Som mötesledare kan du gärna inleda och knyta an till en dagsaktuell händelse eller något du hörde på vägen till jobbet, och som är relevant i sammanhanget.

Laget runt. Låt alla få utrymme att säga något redan i början av mötet. Det fungerar statusutjämnande och visar att allas inspel är lika mycket värda. Det fungerar uppmuntrande för den som normalt är tyst och indikerar förväntan – den som väl har sagt en sak har lättare att säga nästa.

Tillit. Om du som mötesledare är öppen och personlig och visar att du inte kan allt blir det lättare för deltagarna att vara sig själva och bidra till mötet på ett positivt sätt.

Tre viktiga steg för mötesledaren

Självinsikt. Fundera på hur du är som mötesledare och vad du vill och kan göra bättre.

Feedback. Be gärna om feedback från någon mötesdeltagare men jämna mellanrum som så att du vet vad vilka sidor du behöver utveckla.

Gå en kurs. Med tanke på hur mycket tid många ägnar åt att leda möten är det konstigt att de flesta aldrig lärt sig hur man ska göra. Här finns en stor och outnyttjad potential.

Agneta Renmark

Dela artikeln:


Nyhetsbreven som ger dig bäst koll på detaljhandeln

Välj nyhetsbrev