Expertens bästa tips – så blir du mer effektiv på jobbet

Petra Brask, vd och grundare av PB & Partners, utbildare, föreläsare, författare och personal planner.

Du är inte ensam om att känna att tiden inte räcker till.

– Många upplever en brist på tid, men ofta handlar det om en brist på energi och ork. Ofta är människor slut mentalt på grund av en uppkopplad tillvaro, säger Petra Brask.

Hon vet, för hon har hjälpt människor att strukturera sin tillvaro och frigöra tid och energi i 24 år och kan i dag lätt kalla sig för expert på ämnet.

– Jag började 1995 när det handlade om mycket papper. I dag hamnar röran in i datorer och mejl och i människors hjärnor, säger hon.

Men det går att komma till rätta med den upplevda tidsbristen. Lösningen stavas beteendeförändring och är inte alls så svårt som det kanske låter, menar effektivitetsexperten.

– Alla kan fixa det här. Alla kan lära nytt och förändras, även om vanor och beteenden sitter djupt. Så hjärnan måste se att det ger en vinst att ändras, och hjärnan vill ha belöning, säger Petra Brask och har en hel rad konkreta saker som alla kan ta till sig, saker som går att få till och som frigör ork.

– Det handlar om att göra medvetna val och ha en ödmjukhet att det är tufft idag, säger hon, men tipsar om att humor är en stor hjälp i förändringsarbetet.

– Vi lär oss bättre med humor och skratt. Det tillför syre och är stressreducerande.

Så vi kör igång direkt – med ett leende.

Här är sex ämnen som Petra Brask ger konkreta tips hur du skaffar dig nya vanor kring.

Morgonfokus

– Om jag bara ska ge ett tips så är det detta. Sömn rensar hjärnan och när vi vaknar har vi en frisk hårddisk. Korttidsminnet har tankat över till långtidsminnet. På morgonen ska vi göra viktiga saker, strategiska saker. Men de flesta använder inte morgontiden så, utan väljer att göra något snabbt och lätt. Använd morgontid till fokustid! Vissa protesterar och tycker att kvällen är bättre, och så kan det vara om du har ett kreativt jobb för hjärnan är mest kreativ runt klockan 21.

￭ Morgonstund är en guldstund då ska du göra dagens viktigaste uppgifter.

Mejlen

De flesta upplever att de drunknar i mejlflödet. Enligt företaget Cisco har informationsflödet ökat med cirka 25 procent per år under de senaste åren.

– Många upplever att det bara öser in mejl och att de inte hinner med. De sitter där med 60-70 000 mejl i inboxen och flera hundra är olästa. Förklaringen stavas FOMO, fear of missing out, rädslan att gå miste om saker, säger Petra Brask och påpekar att mejlen i dag bara är

en

inkorg.

De flesta får också meddelanden via messenger, Linked In och andra sociala medier och har ofta sju-åtta olika brevkorgar att hantera varje dag.

Så, vad göra?

Skaffa dig en sund mejlkultur:

￭ Tänk på mejlboxen som en brevlåda hemma och töm den ett fåtal gånger om dagen. Använd inte inkorgen som ett arkiv – flytta bort till mappar och avlasta på så sätt hjärnan.
￭ Stäng av aviseringar och välj några gånger per dag då du kollar mejlen, och gör det definitivt inte på morgonen (Den tiden ska du använda till annat smart!).
￭ Skicka inte mejl på kvällar och helger. Det ger medarbetare och kollegor en signal att du inte ska vara uppkopplad jämt.

Möten

Många tycker fortfarande att möten är en tidstjuv, men på totalen har det blivit bättre med den saken i Sverige. Möten har halkat ner från en föga smickrande tredjeplats som tidstjuv till plats fem.

– I dag har många företag en policy att ha korta möten, max 45 minuter, säger Petra Brask och menar att det är en väg att gå.

För att spara tid kring möten är det också bra att fråga sig varför man egentligen ska ha ett möte?

￭ Skapa en tydlig mötesagenda med starttid och sluttid, och gärna tidsatta punkter däremellan.
￭ På mötet ska själva syftet och agendan tydliggöras igen så att alla är med och hjälps åt att hålla sig till ämnet. ”När nya saker kommer upp på mötet kan du skapa en parkeringsruta för frågor som inte hör till agendan och ta dem på slutet, senare eller på ett eget möte”, tipsar Petra Brask.
￭ Ha tydliga roller, som mötesledare, tidtagare och antecknare. Och låt gärna rollerna rotera, det stimulerar hjärnan och blåser liv i mötet.
￭ För anteckningar på mötet och skapa koncensus genom att koppla en uppgift med vad, vem och när.
￭ Dela mötesgruppen i mindre grupper, tre och tre, och diskutera och återsamlas sedan.
￭ Byt möteslokal och testa walk-and talk!

Människor och hur du hanterar avbrott

– Du kan själv vara ett avbrott i människors liv och tillvaro, säger Petra Brask och pekar på att många ledare går runt på arbetsplatsen och hälsar på morgonen.

– Se upp med det! Välj hellre att gå runt och prata med medarbetare efter lunch, då är vi som minst produktiva. Men som ledare är det viktigt att signalera att morgonstunden är en guldstund då man hinner mycket.

Signalera tydligt när du är tillgänglig:

￭ Har du ett eget rum, stäng dörren när du behöver vara ifred och sätt upp en lapp om när du är tillgänglig.
￭ Sitter du i öppet landskap kan du markera att du behöver vara i fred genom exempelvis hörlurar.
￭ Boka möte med dig själv i kalendern, IMA (inga möten, arbete) och USA (Utan särskild anledning). Eller så skriver du in vad du faktiskt behöver arbeta med. Ofta är det strategiska uppgifter som behöver längre tid som inte ges utrymme i kalendern. Respektera din egen tid!

– De flesta ledare är duktiga på att boka möten med inte att boka in IMA och USA. Istället jobbar de ikapp under kvällar och helger. Men det är en mänsklig rättighet att ha fokustid under dagen. Det är en del av ditt jobb att ha fokus och hinna leda dig själv.

Hälsa och hjärnvila

Rörelse är viktigt för effektiviteten och mental trötthet är inte att förväxla med fysisk trötthet, vilket vi ofta gör efter en arbetsdag. Men många gånger har inte kroppen fått den rörelse den behöver under dagen.

– Rörelse gör hjärnan piggare och starkare. Har du svårt att få till rörelsen beror det förmodligen på att du inte skrivit in den i kalendern. Det finns gott om tid, bara du förvaltar den!

– Vi tror att när vi ska återhämta oss ska vi ut på sociala medier. Men där tvingar du hjärnan till beslutsfattande och det är inte avslappnande, varnar Petra Brask och påpekar att spel, nyhetssajter och liknande inte har några stoppsignaler och du måste själv tidsbegränsa användningen.

– Vi blir lurade av marknadskrafter som vill ha uppmärksamheten.

Här är expertens tips på hjärnvila:

￭ Gå en promenad i naturen.
￭ Tomglo – alltså, gör ingenting. Slappna av och titta bara rakt ut i luften.
￭ Prata med någon IRL, alltså på riktigt.

Effektivitetsexperten råder också att ta pauser under arbetsdagen. Efter 1,5 timmes arbete är hjärnan trött och behöver återhämtning.

– Pauser är lika viktiga som tiden du jobbar, säger hon och tipsar om Pomodorometoden.

(Om du söker på Pomodoro hittar du många tips på verktyg och appar som kan hjälpa dig. Alternativt besök www.petrabrask.se där effektivitetsexperten ständigt uppdaterar med nya tips).

Prioritera och planera

Jobba med block i din almanacka, som ett skolschema med lektioner. Se till att lägga in luft, raster och rörelse i schemat. Och håltimmar med tid för andra.

Lägg ett grundschema kopplat till din att-göra-lista och lägg sedan in sådant du längtar efter att få mer tid till.

– Många har en frustration över att inte hinna. Lägg då in det i schemat, så du inte tappar bort det som är meningsfullt!

Reflektera och stäng av

Reflektera och förbered, gör ett skelett på viktiga uppgifter så det blir lättare att komma igång.

– Se till att du har en stund för reflektion varje dag. Där sker mycket av prioriteringarna, vad behöver du fokusera på? Reflektionen kanske är den viktigaste stunden på dagen. Det frigör orken.

Ha en större avstämning med dig själv på fredagen: vad kommer upp nästa vecka och kommande månad? Summera vad har du åstadkommit under veckan – fokusera på vad du gjort, inte bara på vad du inte gjort.

Läs mer: Så förvandlar du en missnöjd kund till din bästa kompis

Marie Hillblom