Få hela storyn
Starta din prenumeration

Prenumerera

Arbetsliv

Allt fler jobbar hemifrån – här är viktigaste råden till dig som leder på distans

Publicerad: 4 maj 2020, 13:19

Foto: Marie Hillblom

Att jobba på distans ställer stora krav på ledarskapet. ”Du måste vara mycket mer chef och ledare nu än någonsin”, säger ledarskaps- och motivationsexperten Birgitta Sjöstrand. Här ger hon – och fyra stora detaljhandelsaktörer – sina bästa råd.


Ämnen i artikeln:

LedarskapAkademibokhandelnJyskNetonnetPersonalDetaljhandeln

Se när Jysks distriktschef Reza Rahimi peppar medarbetare på Linkedin." src="/sites/default/files/styles/preview/public/images/reza.jpg?itok=pRhrlPAA"/>

Sverige är ett land där många redan innan coronakrisen är vana vid distansarbete. Siffror visar att vi är näst bäst i EU på att distansarbeta och var tredje svensk brukar distansarbeta på något vis under normala omständigheter. Vissa regelbundet, andra ibland och en del på platser utanför arbetsplatsen.

Nu visar siffror från Postnord att fyra av tio svenskar jobbar hemma. Och för många börjar det handla om åtskilliga veckor där hemmet blivit den nya arbetsplatsen. Dessutom kanske inte arbetet hemifrån är lika självvalt i coronatider.

– Det kan funka bra att jobba på distans, men man behöver känna sig trygg. Här har ledaren ett jätteviktigt ansvar. Utan chef är man som en guppande båt utan roder – man kommer ingenstans. Man måste ha målen klara för sig och veta vart man ska, säger Birgitta Sjöstrand, som har lång erfarenhet av ledarskaps- och motivationsarbete i det egna företaget Inre Styrka.

Just nu skriver hon på en handbok för mellanchefer som tar upp frågor som självledarskap, hur man jobbar tidssmart, grupputveckling, hur man kan vara en chef för varje individ i organisationen och möta olika medarbetares behov, hur svåra samtal och konflikter kan hanteras. Det är ämnen som är lika viktiga även när ledarskapet sker på distans.

Ledarskaps- och motivationsexperten Birgitta Sjöstrand ger sina bästa råd för att skapa balans och motivation när jobbet ska skötas hemifrån.

– Medarbetaren är ju på jobbet, fast den är hemma. Att tydliggöra förväntningarna är a och o, säger Birgitta Sjöstrand och manar alla chefer och arbetsledare att kliva fram.

– Utmaningen är att få jobbet gjort, säger hon med adress till ledaren och pekar på att för vissa medarbetare skapas en oviss jobbtillvaro genom permittering, hot om uppsägning eller kanske ett företag som är i ekonomisk kris.

Den behöver hanteras.

Dessutom medför distansarbete från hemmaplan att gränsen mellan jobb och privatliv blir hårfin.

– Många sparar tid genom att man slipper resa till jobbet och tycker då kanske att man kan göra annat. Det är lätt att få dopaminruscher genom sociala medier, Netflix, Candy crush, choklad och kaffe. Det ger en kick och är som socker: man vill ha mer. Får man den inte blir man låg och avslagen. Så det gäller att begränsa den här dopaminkicken till kanske 15 procent av tiden, säger Birgitta Sjöstrand och ger råden för hur medarbetaren får hjälp med balans och motivation i hemmakontoret.

Expertens sex råd till dig som leder på distans

1. Fortsätt med morgonmötet

– Om man brukar ha ett morgonmöte ska man fortsätta med det och är man van att träffas klockan åtta ska man fortsätta med det – genom ett digitalt möte, där man ser varandra.

Birgitta Sjöstrand trycker på att rutiner är viktiga. Sätt en tid då arbetsdagen börjar – och inte för sent, då är det lätt att börja göra annat. Medarbetaren behöver komma upp varje morgon och genom att mötas i en form där man ser varandra funkar det inte att jobba i pyjamas från sängen. Dessutom blir känslan att du går till jobbet, fast du är hemma.

– På morgonmötet kan vi kolla av hur alla mår och vad som står på agendan. Det håller ihop gruppen, säger hon och framhåller att en risk med distansarbete på längre sikt är att en arbetsplats viktiga grupputveckling och gruppsamhörighet blir lidande.

– Det finns en risk att vi blir väldigt själviska. Grupper som inte fungerar bra ihop presterar inte lika bra, säger hon och påminner om att gruppsamhörighet är viktiga för ett företags resultat.

Morgonmötet är grunden till en fortsatt kontinuerlig kontakt.

– Vi kommer ihåg varandra när vi ser varandra.

Även om morgonmötet kommunicerar ungefär samma sak varje dag är det nog så viktigt:

– Coronasituationen är som en krissituation och du behöver tänka som vid förändringsarbete: det är viktigt att kommunicera hela tiden. Och genom corona har vi fått en gemensam fiende, när vi kommer samman mot den blir vi starka, svetsas samman och har något gemensamt att slåss emot. Det handlar om överlevnad.

2. Upprätthåll rutiner

– Att vara hemma betyder inte att vara ledig, du är på jobbet fast du är hemma. Tydliggör vad medarbetaren förväntas göra och leverera, det är superviktigt. Det behövs för att man ska kunna prioritera. Som ledare måste du vara tydlig mot var och en av medarbetarna. Och som medarbetare ska du blocka för olika saker i kalendern som du brukar, ”projekt X” och tid för mejl.

3. Var trygg, tillgänglig och uppmuntrande

– Som ledare måste du fråga vad den anställde behöver. Alla behöver olika saker och det är viktigt att ha en dialog med var och en om vad den behöver för att behålla motivationen. Var uppmuntrande till svaren. Kanske kan du inte gå med på allt, men lyssna och ställ frågor hur den anställde kanske själv kan lösa det.

– På distans måste du som ledare vara tillgänglig, hålla möten och stämma av. För på distans tittar inte folk bara in som på arbetsplatsen. Visa att du finns där för att bolla.

Birgitta Sjöstrand påminner om att det är en tid då många som jobbar på distans parallellt är permitterade, jobbar i ett företag som befinner sig i rekonstruktion eller konkurs och har det tufft. Oron för den egna anställningen kan vara stor.

– Personen kan ge upp när den inte vet vad som ska hända. Det är lätt att dras in i rädsla och osäkerhet, men hjälp till att styra tanken mot det som medarbetaren vill ska hända, hjälp till att lyfta medarbetarens kunskaper, färdigheter och positiva sidor. Var förstående, men var också tydlig med att uppgiften ändå ska göras.

4. Uppmuntra till rörelse

– Att bara sitta är inte bra, när man rör sig händer något bra i hjärnan. Så uppmuntra till rörelsen. Låt veckans check in med chefen ske genom en promenad och kontakt på telefon. Uppmuntra medarbetare till en walk and talk med en kollega.

Birgitta Sjöstrand pekar också på att hemmakontoret sällan är lika arbetsmiljövänligt sett ur till exempel stolens utformning och arbetsbordet som de som finns på arbetsplatsen. Genom att uppmuntra till rörelse hjälper det medarbetaren att lämna pinnstolen i köket.

5. Digital fikarast och vikten av skratt

– Ha en gemensam digital fikarast, gärna flera gånger i veckan – där man inte pratar jobb. Även om inte ledaren alltid är med så ska hen uppmuntra fikarasten. Vi saknar socialiseringen vid hemarbete och den är så viktig. Får du inte det så känns det tomt och tråkigt. Så brukar ni fika 14.30 gör ni det nu med – digitalt. Det sätter fart på oxytocinet, som gör att vi känner empati, blir generösa och får en varm känsla. Det gör att vi tänker bättre och får sammanhållning, säger Birgitta Sjöstrand och påpekar att det också bidrar till att hålla den lockande, men för arbetet, negativa dopaminkicken genom candycrush och chokladkakor stången.

Birgitta Sjöstrand påminner om att för många är jobbet också mer än ett jobb. För den som saknar familj behöver arbetet också bidra med socialisering.

– Du måste skratta också! Det är tråkigt att sitta hemma, själv. Så fixa en fika där alla tar med en rolig grej, en rolig hatt, eller så.

6. Dela det positiva

– Just i kristider och i frustration som man inte vet hur länge det ska pågå och där vi går på vänt behöver vi hitta guldkorn och dela dem. Skapa en digital segervägg där ni delar det som är bra och fira framgångar.

– Och det att vi inte är i karantän, som i andra länder, utan kan gå ut, det kan vara ett glädjeämne som ska uppmuntras.

Fyra retailers: Så löser vi distansarbetet

Maria Edsman, vd på Akademibokhandeln.

”En del tycker nästan att det är en fördel”

Akademibokhandeln och Bokus har ett 90-tal medarbetare som jobbar på distans i coronatider. ”Det tvingar fram nya sätt att arbeta på som ibland är av godo”, säger Maria Edsman, vd för Bokhandelsgruppen i Sverige AB, om fördelen med distansarbete.

Vilka är utmaningarna med distansarbete?

– Brist på social interaktion och de spontana mötena som sker när alla finns på kontoret. Alla har inte optimala arbetsförhållanden hemma. Jag ser att vi inte har tillräckligt bra verktyg för digitala möten.

Och fördelar med distansarbete?

– En del uttrycker att de blir mer fokuserade och får mer gjort. Medarbetarens personlighetstyp avgör om avsaknad av social kontakt är ett problem eller ej. En del tycker nästan det är en fördel. Det tvingar fram nya sätt att arbeta på som ibland är av godo.

Hur håller du samman gruppen i det dagliga arbetet?

– Främst genom kommunikation via digitala kanaler och vi har mer individuella avstämningar i tillägg till möten med gruppen.

Dina bästa knep för att skapa motivation?

– Främst genom tät dialog och fokus även på framåtriktade aktiviteter, inte bara krishantering här och nu.

– Jag personligen har inte haft digitalt fika med mina medarbetare, men flera av mina kollegor har haft fika, AW, små tävlingar och liknande för att hålla igång den sociala kontakten. Det ger motivation för många.

Stefan Öberg, vd på Tradera.

”Det är svårt att på riktigt bygga gemenskap”

Digitala fredagsmöten, digital after work och digital fikarast är delar av receptet för distansarbetet på Tradera. ”Hela Traderas affär är i grunden digital, så för oss har omställningen till distansarbete varit relativt smärtfri”, säger vd Stefan Öberg, som har 45 medarbetare som jobbar på distans.

Vilka är utmaningarna med distansarbete?

– Utmaningarna handlar främst om koordinering och informationsspridning. Mycket av det som sker naturligt mellan skrivborden och vid kaffeautomaten måste vi nu ha verktyg och processer för. Vi har infört nya kanaler och rutiner för till exempel internkommunikation som nu fungerar väl.

– Ett problem var att få till ergonomiskt bra arbetsplatser i hemmet. Vi ordnade därför så att alla som ville kunde låna hem grejer från kontoret, som skärmar, skrivbordsstol och liknande.

– Under den begränsade tid som det har varit hittills tycker jag det har funkat över förväntan att jobba på distans, men på sikt tror jag att man kommer se ett tapp i produktivitet. Det är svårt att på riktigt bygga gemenskap och teamkänsla helt över elektroniska hjälpmedel. Som sagt, det fungerar väl i redan etablerade team, men att ta in nya kollegor är inte lika lätt. Fikarummet, gemensamma luncher, gemensam träning, AW, kick-offer och annat är mycket viktiga för gemenskapen och teamkänslan.

Fördelar med distansarbete?

– Man kan arbeta mer koncentrerat och ostört. Här har Sveriges strategi med öppna skolor verkligen varit viktigt.

Hur håller du samman gruppen i det dagliga arbetet?

– Varje fredag har vi fredagsmöte på Tradera för alla medarbetare och numera sker det digitalt via Microsoft Teams. I ledningsgruppen kör vi precis som tidigare möte en gång i veckan, fast nu digitalt. De flesta av våra utvecklingsteam kör ett veckomöte med veckoplanering, samt ett par avstämningar per dag – en kort avstämning på morgonen, sen en till efter lunch.

– Vi har kört Slack ett par års tid på Tradera och sedan vi började distansarbeta använder vi det ännu mera. Det finns kanaler för alla teams och flera för hela företaget. Vi har även temaspecifika kanaler som ”jour” och ”sustainability”. Sedan vi började jobba hemifrån har även lite roliga kanaler tillkommit som ”gnäll” och ”lol”.

– Ibland kör vi gemensam AW med företaget via Zoom. Fikastunder sker också inom teamen via Zoom eller Slack.

Dina bästa knep för att skapa motivation?

– Jag tror det är särskilt viktigt nu i dessa tider att påminna medarbetarna om varför vi ”går till jobbet” varje dag – för att nå vår mission – att driva omställningen till cirkulär konsumtion. Det är också viktigt att ha tydliga mål för bolaget och se till att alla team känner en delaktighet i hur vi ska nå dessa. Och fira framgångar. Då skapas engagemang hos alla medarbetare. Jag tror på att hålla tät kontakt med medarbetarna. Hellre fler och korta möten dagligen än långa veckomöten.

Camilla Ölander, hr business partner på Jysk.

”Kom ihåg att det går att skoja även digitalt”

Distriktschefer som gör digitala butiksbesök. ”Alla hittar nya lösningar för att skapa närvaro. Jag tror att många inser att man kan ses och vara nära varandra på fler sätt än att mötas på kontoret eller i butikerna”, säger Camilla Ölander, hr business partner, om distansarbetet på Jysk.

Hur många jobbar på distans på Jysk just nu?

– Det är lite svårt att säga. Vårt huvudkontor är öppet, men vi som jobbar här får välja själva om vi vill jobba hemma eller här. I butikerna kan man inte jobba hemifrån och våra distriktschefer och servicefunktioner varierar mellan arbete hemifrån och att besöka verksamheten. Så det är olika från dag till dag.

Vilka är utmaningarna med distansarbete?

– Vår kärnverksamhet sker ju i butikerna och våra medarbetare där ska kunna förvänta sig samma närvaro från till exempel distriktschefer som annars. Därför har våra distriktschefer och butiksmedarbetare fått vara kreativa. Det har till exempel varit butiksbesök och möten via Skype eller Facetime för att kunna dra ner på de fysiska besöken. Det har varit inspirerande att följa hur de fått det att fungera. Utmaningarna är att vi inte ser varandras kroppsspråk hela tiden. Vi har såklart video också men det är inte alltid samma sak som att ses fysiskt. Sitter man endast hemma så försvinner en del av det sociala nätverkandet. Man blir också helt beroende av bra internetuppkoppling.

Fördelar med distansarbete?

– Att vi fortsätter kommunicera via Skype/telefon trots att vi inte ses. Och att alla hittar nya lösningar för att skapa närvaro. Jag tror att många inser att man kan ses och vara nära varandra på fler sätt än att mötas på kontoret eller i butikerna.

Hur håller Jysk samman gruppen i det dagliga arbetet?

– Vi har veckoavstämningar i grupp via Skype med en runda ”runt bordet” så alla får ställa frågor, prata om saker som hänt och delar best practice. Det görs i princip i alla olika team i verksamheten. Det är ett bra informationssätt och väldigt effektivt. Digital kaffe är också trevligt för sammanhållningen i teamen.

Dina bästa knep för att skapa motivation?

– Att även prata om andra saker än situationen som är. Visa på saker och siffror som pekar på en positiv trend. Jag tror det viktiga är att informationen går genom hela företaget, vilket den gör. Så att alla fortsätter hålla samma fokus. Sen är det viktigt att komma ihåg att det går att skoja även digitalt.

Per Carlsson, hr-chef på Netonnet.

”Det är väldigt viktigt att bryta hemmatillvaron”

”Den sociala biten är helt klart en av de största utmaningarna, att arbeta hemifrån kan bli väldigt ensamt”, säger Per Carlsson, hr-chef på Netonnet, där 200 personer jobbar på distans i cornatider. Här förekommer såväl digital stretching som origami för att bryta hemmatillvaron.

Vilka utmaningar ser du med distansarbete?

– Den sociala biten är helt klart en av de största utmaningarna; att arbeta hemifrån kan bli väldigt ensamt. Man går miste om det naturliga mötet vid kaffemaskinen eller i lunchmatsalen. Ergonomi är en annan utmaning, men vi har uppmuntrat alla som behöver att hämta utrustning som till exempel skärmar, tangentbord, headsets eller kontorsstolar på jobbet för att i möjligaste mån skapa en bra arbetsplats med god ergonomi. Även ledarskapet sätts på prov naturligtvis, men sammantaget har det ändå fungerat väldigt bra. Jag är imponerad över hur väl och snabbt organisationen har tagit till sig ett fullständigt digitalt arbetssätt.

Fördelar med distansarbete?

– Generellt skapar möjligheten till distansarbete flexibilitet för arbetstagaren på ett bra sätt, även om många nu längtar tillbaka till möjligheten att kunna välja kontoret. Genom att arbeta hemifrån försvinner restiden – man är ju helt enkelt snabbare på jobbet, något som också har en positiv miljöpåverkan. Hemarbete innebär också färre spontana störmoment som kan uppstå på kontoret.

Hur håller Netonnet samman gruppen i det dagliga arbetet?

– Många team startar arbetsdagen med en kort incheckning på Teams, där vi är noga med att alla har kamera och mikrofon igång så att mötet blir så autentiskt som möjligt. Vi håller mycket möten via Teams, men teamen kan även träffas utomhus i små grupper någon gång då och då, till exempel för walk and talk-möten på ett sätt som funkar i enlighet med Folkhälsomyndighetens riktlinjer. Vi märker att det är väldigt viktigt att bryta hemmatillvaron, men då på ett säkert sätt. Vissa grupper kör ”Veckans utmaning” som knyter ihop gruppen på ett kul sätt. Det kan till exempel vara att ringa två kollegor varje dag, frågesporter eller som några gjorde – origami! Bland övriga aktiviteter märks bland annat gemensam fika, lunch eller after work via Teams, och till och med gemensamma strechingpass har förekommit. Vi har rent generellt satsat mycket på internkommunikationen för att skapa transparens och delaktighet. Vi har satt upp ett Teams för hela företaget för att i någon mån ändå kunna ersätta det dagliga surret som blir på en arbetsplats. Där har vi skapat ett antal kanaler för olika teman. Vi kör dessutom gemensamma morgonmöten med hela företaget via Teams en gång i veckan.

Dina bästa knep för att skapa motivation?

– Som alltid gäller det att arbeta med tydliga mål, att ge ansvar och lita på medarbetarna samt att skapa förutsättningar för delaktighet – på distans behöver man jobba lite extra med just delaktigheten. Det är fortsatt viktigt att fira när det går bra. Som ledare är det väldigt viktigt att vara tillgänglig, och att visa omtanke om sina medarbetare och kollegor.

Läs mer: Expertens bästa tips – så blir du mer effektiv på jobbet

Marie Hillblom

Dela artikeln:


Nyhetsbreven som ger dig bäst koll på detaljhandeln

Välj nyhetsbrev